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高校采购全流程数智化“卡”在哪儿?

发布日期:2023-04-11 作者: 来源: IT采购 点击:

高校采购限额标准以下项目具有高频次、数量大等特点,搭平台上系统后,多样化采购需求是否得到满足?采购流程是否合规便于管控?采购效率是否明显提升?采购服务是否满意?……


3月30日,在京东举办的高校采购全流程数智化圆桌交流会上,来自中国人民大学、武汉大学、中国传媒大学、同济大学、北京师范大学、陕西科技大学、西安建筑科技大学、西北大学、中国农业大学、北京化工大学、烟台大学、北京航空航天大学等12所高校的资产管理、财务、采购招标、信息中心等相关部门负责人交流采购平台搭建经验,探讨采购数智化面临的问题与解决方案。

图为高校采购全流程数智化圆桌交流会现场


高校采购数智化方案量身定制


采购数智化离不开政策的引领与护航。2019年,财政部印发《关于促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》,要求加快实施“互联网+政府采购”行动;同年,教育部等六部门印发《关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见》,要求改进科研仪器设备耗材采购管理,简化采购流程,缩短采购周期。


与此同时,不少高校组建专职采购职能部门,为落实“放管服”改革,各学校制定自主采购限额标准。采购限额标准以下项目,如果全部归集到学校专职采购职能部门,可能出现工作繁重难以提供更优质服务的情况;如果全部放给老师自主采购,可能出现操作不规范审计风险增加的情况。目前,大多数高校选择通过信息化手段实现采购全流程管理,给老师提供更多便捷采购渠道。


政府采购信息报记者从交流会现场了解到,与会大多数高校的采购系统平台,均由京东提供解决方案,主要有三种模式:一是通过校企共建模式参与高校采购系统平台建设。如中国人民大学搭建的采购管理系统和电子卖场;二是为高校提供专属采购平台。如同济大学京东采购平台、中国传媒大学京东直采平台、烟台大学办公用品采购平台等;三是作为供应商接入到高校采购平台运营中,如武汉大学一体化直采平台等。


“学校货物服务采购管理平台与京东合作项目于2020年落地,京东作为技术方案的提供商,参与了学校采购管理系统和电子卖场的建设。”中国人民大学招标与采购管理中心副主任杨敏在接受记者采访时说。


杨敏介绍,“目前,学校采购管理工作从采购需求、采购执行、合同签订、履约验收到档案归档均实现全流程电子化。”


“学校数智化采购平台即将开通,希望实现从采购到报销再到资产入库的全流程业务平台。”陕西科技大学招标与采购处处长张学平告诉记者,该平台的建设分为四个阶段目标:第一步实现低值易耗品采购平台对接,通过京东中采云商品下单,同步业财融合系统,无需开具发票,粘贴票据,实现采买、审批、财务结算线上一体化;第二步实现入固商品平台对接,一键下单,采购、入固和结算支付全流程无缝衔接,真正实现“让数据多跑路,让师生少跑腿”;第三步希望实现与集中采购商品平台、合同系统、代理机构之间的对接;第四步期望实现全流程数智化采购。


张学平表示,希望借助于大数据、区块链和人工智能等前沿技术的采购管理与数字服务驾驶舱,对高校采购数据进行精准分析和匹配,为决策提供数据依据,为高校科学化精细化管理手段创新提供实践依据,从而促进高等教育高质量发展。


全流程数智化需打通关键环节


与传统采购模式相比,采购全流程数智化平台有哪些提升和改进?


杨敏告诉政府采购信息报记者,采购全流程数智化平台应让采购更便捷、管理更高效。总体来看,一是采购全程要合规。用数字技术辅助采购全流程,让采购规则内嵌到采购管理系统中,减少人为决策出现风险的可能性;二是采购管理要高效。比如通过节点式提醒,各方可协同助力政府采购工作快速开展;三是采购过程要全公开。20万元以下属于自行采购范围的产品可在电子卖场直接下单,如果电子卖场没有相应品类,可通过比价、反拍和电子竞价模块进行采购。


“同样采购一件设备,按线下采购流程最快也要3~4天,通过电子卖场平均采购周期仅需2.09天。”杨敏补充道,采购高效体现在各个方面,比如各院系负责采购管理工作的老师们更换较频繁,如果一位刚接触采购业务的老师进入系统,“智能小采”会给予相应提示,通过采购指引“穿针引线”,既起到智能提醒的作用,又提升了系统整体运行效率。此外还提供“价格预警”,用大数据让成交信息匹配产品参数,当老师填报采购需求时,采购预算过高或过低,系统都会给予自动提示。


不少高校都在大力推动采购全流程数智化平台的搭建,但从结果来看,平台建设效率缓慢。那么,在高校采购信息化整体推进过程中,卡点出现在哪些环节?


记者了解到,第一个卡点来自财务。只有财务支持,平台搭建工作才能往下进行。财务的顾虑是什么?一是增加费用。比如到国有资产管理系统抓取数据,还要多开发一个中转数据平台,需要费用。二是增加工作量。财务需要一笔笔对账,如果中间出现退货或换货,财务还要联系招采部门或资产管理部门,无形中增加工作量;第二个卡点来自固定资产入库。哪些货物计入固定资产,由谁来确定?资产管理部门自然最专业,如果把所有订单都推到该部门,工作量也会大幅增加;第三个卡点来自数据安全。采购平台通常与学校综合门户网站对接,采购平台数据安全系统的维护,需要门户网站技术人员来负责。


“采购全流程业务平台的搭建,其目的是减少工作量,如果工作量大幅增加,可能某个环节未打通。”一位业内人士坦言。


针对上述卡点问题,京东推出教育行业全流程数智化采购解决方案,通过流程梳理和系统建设提升各部门综合效率、统一对账统一开票统一付款减少财务工作量、固定资产录入内容填写简单、简化老师采购流程、全流程数据可视化保证采购工作阳光透明,解决来自校领导、财务部门、资产管理部门和老师的困扰。


京东企业业务公共客户部业务部教育行业总监吴晓芳说,“今天了解到很多实际应用情况,平时主要从技术角度考虑帮学校解决问题,以后还要多从客户端角度出发。我们与学校紧密配合,各学校提到的问题和诉求,做到及时响应,尽可能把问题解决。”


“高校采购已经运行多年,每个学校各有各的特点。京东经过多年沉淀,凭借电子商城专业积累,致力通过技术驱动,立足全流程电子化技术能力,力争在高校领域成为优秀数智化采购解决方案供应商。”京东企业业务公共客户部业务部总经理张浩林表示。